Exchange - 訊息與協同運作
流暢IT是企業致勝關鍵之一，而流暢則是IT致勝的唯一關鍵。
台灣諺語：「ㄟㄟ厝 卡會富」，意思是說在相對緊實的空間中工作，較能發達有成就。筆者的體會是：在這樣的空間中，訊息彼此知悉、協同運作容易做好，也就能夠發達有成就。
團隊協同運作的諸多瑣碎事務，在企業成長中若是沒有被重視起來、或是沒有好的工具來輔助，企業成長就容易受到限制，或是企業成長反而衍生出一些危機。
Exchange是一套適合中小企業的訊息傳遞與協同運作的伺服器系統，前端操作工具可以是Outlook、Web、或是智慧型手機。底下筆者就帶大家來認識她。
功能簡介
TOP- 進階電子郵件功能：雖然操作界面一樣，Exchange/Outlook的郵件功能就是更好用。主要優點如下：
- Server Base Mail Box：Exchange是一個超大容量的Server Base郵件伺服器。Server Base郵箱，使得您不管在那裡、使用什麼樣的前端工具，都能夠完整的存取您的信箱。
- 超大容量的郵箱：Exchange 2010超大容量的郵箱，使得信件儲存位置單一、不必在多個郵件封存資料夾中尋找，使用上便利許多。
- 更完善的管理功能：郵件答錄機管理員，針對企業應用需求提供更好用的郵件自動處理規則...等。
- 企業共用通訊錄：除了企業同仁通訊錄可以統一建檔外，各部門、或全公司可以建立各自的共用通訊錄。資源共享、效率更高。
- 行事曆管理：Outlook行事曆碰上Exchange之後，就變成了超好用的企業行程管理系統，可以安排會議與確認出席人員、幫主管安排行程，收到E-Mail還可以立即轉成行事曆...。幫助同仁管理時間的好幫手。
- 工作管理：待辦清單管理、工作授權給部屬或委託同事後之工作管理。被授權人員更新了工作進度後，授權者可以立刻知道新的進度。
- 行動裝置存取：透過智慧型手機（iPhone、Android、Windows Phone/Mobile、黑梅機、Nokia/Symbina...）與3G網路，您可以更便捷的存取電子郵件、行事曆、工作管理...。讓您企業同仁，在家or在任何場合，只要想工作都能隨心所欲的進行工作，釋放更大的潛力。
什麼樣的企業需要呢？
TOP- 2~10個人的企業：
- 筆者輔導的經驗中，2~10個人的企業，使用Exchange，較不容易看出直接的績效。Exchange對小企業而言，最大的好處是能較方便的在家或任何地方工作。建置成本上，Microsoft為小型企業貼心的推出SBS方案，讓建置成本大為降低。
- 11~20台電腦的企業：
- 11~20個人規模的企業是開始導入Exchange的時機。人員開始多起來，溝通與相互協同運作也開始複雜起來。很需要群組工作軟體來協助企業日常的運作。
- 21台電腦以上的企業：
- 企業規模到了21台電腦以上時，算是必需使用Exchange了，尤其是相互協調密切的企業。
- 更大規模的企業、或更為複雜的相互協調/管理：則需要更進階的系統，如EIP、BPM...。或是需要能根植於Exchange上進行個案需求的程式開發。
基本上，同事間相互協調需求性越高、或是協調上需要突破時間、空間因素者（如：常在外工作或在分支辦公室...），就越需要導入群組工作軟體。Exchange是目前市面上諸多群組工作軟體中，在價格與功能都對中小企業比較友善的群組工作軟體。建置與導入Exchange，現在已經屬於IT基礎設施之一了。
更多Exchange的介紹
TOP底下是一些比較技術面的事務，但通常也常是被關心的。摘整精要如下：
- 存取裝置：
- 在企業內：桌上型電腦、筆記型電腦，通常使用Outlook。目前Outlook 2010與Exchange 2010相互整合的效用最佳。
- 在家裡使用筆記型電腦：通常會使用OWA(Outlook Web Access)，OWA功能較Outlook少一些，但功能上已相當的完善。
- 使用智慧型手機：目前主流的智慧型手機，都可以與Exchange整合。可以同步：郵件、行事曆、工作、通訊錄...等。Exchange 2007/2010有提供Push Mail功能，更節省3G通訊費用。
- 防垃圾郵件功能：
Exchange自2003版開始提供防制垃圾郵件功能，在2007/2010版已較成熟。
- 各個版本的Exchange，底下為本公司曾經建置/服務的版本，及相應建議措施：
- MS Mail + Schecule+：1995年代的產品，目前已無客戶使用。
- Exchange 4.0/5.0/5.5：1997~1999年代的產品，目前已無客戶使用。
- Exchange 2000：2000年代的版本，還有極少客戶使用，Microsoft已不提供安全升級，極不建議再使用，強烈建議升級到Exchange 2010。
- Exchange 2003：2003年代的版本，還有少數客戶使用，垃圾郵件超多、超難管理的，強烈建議升級到Exchange 2010，或安裝防垃圾郵件閘道器。
- Exchange 2007：2007年代的版本，目前現役的主力產品，也建議能適當的加裝防垃圾郵件閘道器來加強垃圾郵件的防制。
- Exchange 2010：目前最新的版本，信箱容量更大、防垃郵功能更好。
- SBS：
針對中小企業，Microsoft有針對中小企業提供較低成本的SBS(Small Buessine Server)。
費用評估
TOP建置Exchange伺服器，需要的費用項目如下：
- 建置與導入顧問費用：好的建置與導入顧問，能使伺服器確實的發揮效益。
- 硬體費用：伺服器為長時間或全天24小時開機，建議採購伺服器等級的硬體設備。
- Windows Server 軟體費用：如果是Exchange專用的伺服器，只需買Windows Server的Server License，不需買Windows Server CAL
- Exchange Server 軟體費用：Exchange Server軟體費用有兩筆，兩筆都需採購：
- Exchange伺服器授權（Server License）：每安裝到一台伺服器上，就需要一個Server License。
- Exchange用戶端存取授權（CAL，Client Access License）：CAL有兩種，你可選擇一種對您有利的方式來購買。
- 裝置CAL：企業內每一台PC、筆電、智慧型裝置，都需買一個CAL，但不限使用者人數
- 使用者CAL：企業內一個使用者就需要購買一個CAL，但不限其使用裝置數。
- 註：以上僅供參考，詳細授權方式以Microsoft網站為準。
- 後續系統維護費用。
以上列舉了建置Exchange相關的費用。但每個企業的狀況不同，小型企業的建置SBS，也不會很昂貴。實際費用評估，歡迎來電洽詢 (02) 2351-8229
享受流暢IT 寬拓最用心
Exchange 2010是好用、實用的企業訊息平台，結合Outlook後，更是企業好用、實用的協同工作平台。在整個Exchange導入過程中，導入顧問是成功與否的關鍵。寬拓協助企業導入Exchange經驗豐富：從瞭解企業文化、建置與導入流程規劃、導入課程的設計，以及導入輔導...，各個環節都能用心考量，才能平順的轉換同仁工作習慣，讓Exchange功能紮實的發揮出來。
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